Как оформить деловое письмо и как не надо его писать

Трудно в такое поверить, но иной раз поступают странные деловые письма. Я много раз с такими сталкивалась. Причём такие проблемы стали в последние примерно 10-15 лет. Далее жирным шрифтом пример одного из подобных деловых писем.

Выполнить необходимую ширину дорожного покрытия за счёт верхнего слоя а/б.

Письмо в одну строку от заказчика (районная администрация) в адрес подрядной организации. Вы поняли о чём оно? Я тоже не поняла, хотя и работала много лет в строительной организации и с терминами знакома. Дочка мне рассказала подробности. При исполнении работ по ремонту автодороги обнаружены ошибка в проектно-сметной документации. Ширина автодороги указана на 0,5м меньше существующей. Подрядчик обнаружил ошибку и довёл до сведения заказчика. Согласовал в устной форме с заказчиком, что за счёт уменьшения на 1см верхнего слоя асфальтобетона (что допустимо) будет выполнена необходимая ширина. В подтверждение заказчик направил письмо-разрешение с таким текстом, который я указала выше.

Пришлось дочке (она работает инженером в отделе инженерной подготовки производства) написать правильный текст письма и отправить исполнителю, чтобы он себе скопировал, переписал текст и отправил вновь в их адрес.

Правильно надо было начать с того, что в ответ на ваше обращение (которое раньше отправлено заказчику об ошибке в проекте), сослаться на него (номер, дата) принято такое-то решение. Указать точно наименование объекта ремонта, на каком конкретно участке автодороги, привести цифры, обозначить марку асфальтобетона, взамен толщины которого будет выполнено уширение до существующего и подробно другие детали.

По оформлению деловых писем нет строгих правил. Переписка может носить разный характер. Это могут быть претензии, отказы, подтверждения о принятии гарантийных обязательств, благодарственные письма, уведомительного характера, запросы, напоминания, предложения о сотрудничестве и т.д. Трудно точно под каждую информацию составить образец. Однако определённого порядка стоит придерживаться, чтобы не испортить репутацию компании.

Деловые письма могут быть написаны как на бумажном носителе, так и отправлены электронным письмом с приложенным файлом. Также текст письма может быть написан сразу в поле электронной почты. Требования по оформлению практически едины, кроме как при онлайн-переписке нет возможности заполнить письмо на фирменном бланке. Не во всех случаях можно направлять электронные письма, если руководитель не имеет цифровой подписи. В приведённом мною примере необходим подлинник письма с оригинальной подписью руководителя на бумажном носителе.

Деловые письма на бумажных носителях пишут на фирменных бланках, которые содержат краткие реквизиты предприятия-отправителя: наименование, номер телефона, юридический и фактический адрес местонахождения. По желанию можно добавить дополнительно другую информацию, здесь тоже нет конкретных требований по оформлению. Право выбора за организацией - как оформить фирменный бланк. При отправке файла с содержанием письма электронной почтой его также заполняют на фирменном бланке в электронном виде.

В правом верхнем углу надо указать адресата, если это фирма, указать её название и юридический адрес.

Деловое письмо обязательно должно иметь дату отправления - число, месяц, год. Желательно кратко обозначить суть письма, то есть написать заголовок. Деловое письмо является официальным документом. Адресат при получении обычно его регистрирует. В том, случае, когда есть заголовок при регистрации его и переписывают. Если письмо электронное, то заголовок указывается в теме письма при отправлении для избежания его утери в общем потоке почты.

Есть незримое правило, письма должны написаны в строго деловом стиле, в уважительном тоне независимо от содержания. Начать письмо можно (не обязательно) непосредственно с обращения к руководителю организации. Далее вводный текст, кратко обозначить содержание, цель письма. Далее идут подробности, конкретика. Необходимо аргументировано отразить информацию, с которой вы обращаетесь к адресату. Даже в том случае, что адресат уже в курсе изложенного вами в письме.

В заключение указать ваши требования, пожелания, просьбы и т.д. со сроками исполнения, если они необходимы для решения конкретной проблемы.

Письмо должно иметь подпись руководителя или его заместителя. Необходимо указать Ф.И.О. исполнителя и его контакты.

В советское время я не припомню ни единого случая подобного оформления писем, как в приведённом примере в начале поста. Его исполнитель специалист с высшим образованием. Жаль, что в наше время могут иметь место такие примеры.

Фото ромашек на заставке просто для настроения.