Автор: @svibor
Серия 26
На последнем месте работы столкнулся с такой непонятной (не только для меня) службой – СДОУ. Эта аббревиатура расшифровывалась как служба документационного обеспечения управления. Молодая миловидная женщина, возглавлявшая эту службу, в самом начале работы организации сидела в том же кабинете, что и я, и на двоих своих подчинённых, сидевших на ресепшн, смотрела через окошечко.
Вот оно, это окно, вид со стороны холла с ресепшн, а за окошком – наш кабинет:
Из лекции, прочитанной ею нам, следовало, что эта служба – самая главная в организации, что вызвало у всех улыбки. Но буквально через месяц мы поняли, что она была права. Через неё (через службу, ею возглавляемую), шёл абсолютно весь документооборот. Мы вместе проработали в организации по 6 лет, и даже спустя 6 лет после начала работы (мы стояли у истоков и начинали всё с нуля), запросто можно было найти абсолютно любой документ, даже 6-тигодичной давности.
Служебная переписка велась посредством внутренних и внешних СЗ – служебных записок. Внутренние СЗ – это переписка внутри организации, внешние СЗ – это переписка либо с центральным офисом, либо с другими филиалами.
Бланки СЗ (самые элементарные, но тем не менее), разрабатывались головным офисом, менялись, сколько помню, один раз, в связи с незначительным изменением логотипа организации.
Всё было чётко: номер входящий или исходящий, дата, наименование документа, и скан его самого. Всё это было разложено по службам, по годам, месяцам и дням, можно было искать по поисковику. Все аптеки отдыхали. Переписка с поставщиками и иными организациями оформлялась служебными письмами.
Вот так, посредством СЗ, и общались:
Служба занималась и почтой, и отправкой сотрудников в командировки, и … да чем только девчонки не занимались! Понятно, что и чай-кофе Гендиректору и гостям, то есть, функции секретарские тоже исполнялись в полном объёме.
Никогда не думал, что СЗ займёт главенствующее место в жизни, а оказалось, что на словах можно объясняться в любви или смешить компанию анекдотами, а вот на работе надо всё излагать в письменном виде.
– Изя, почему ты не отвечаешь на моё письмо, я обратился с просьбой, что не по телефону.
– Почему же в конверте только письмо?
– Таки просьба в письме!
– Вот оно и не дошло! ©
СЗ очень часто могут вызывать улыбку, а уж объяснительные записки тем более:
Очень важны в служебной переписке знаки препинания. Вопросительные знаки ставить нельзя, потому что адресат может подумать, что вы сами не разобрались в том, о чём пишете. Нет?
Восклицательные знаки тоже ставить нельзя, если они присутствуют – значит отправитель всем доволен, и можно вообще не отвечать на это письмо. Нет?
Ни в коем случае нельзя использовать многоточия: они говорят о том, что вы не обо всём договариваете, держите камень за пазухой. Нет?
И тире – штука опасная. Получатель письма может подумать, что вы тянете резину, значит, сами сомневаетесь в верности написанного, что же хотите от него самого? Нет?
Кавычки тоже нельзя использовать. Это же самое настоящее инакомыслие, и с такими людьми никто не хочет иметь дела. Нет?
Приводить какие-то выдержки из других писем, из статей законов, из практики и т.д. – нежелательно. Адресат сразу подумает, что вы не можете ничего сформулировать сами, значит, слабы, и нет смысла вступать с вами в переписку. Нет?
Если вы ставите запятую, значит, переводите дыхание, если ставите точку – значит, остановились, чтобы ещё раз подумать. Ну так думайте, можно было вообще не писать, не подготовившись, не нужно у других время отнимать. Нет?
Есть золотое правило: не отвечать на первое письмо до тех пор, пока не придёт второе по тому же самому вопросу. В ответе (независимо от содержания письма) можно сосредоточиться только на одном: что первое письмо вы не получали, и очень этим удивлены, даже озадачены. Третье письмо по этому вопросу не следует регистрировать – не было его вообще! Очень даже вероятно, что четвёртого письма и не будет, то есть вопрос решится сам собой, как таковой. Нет?
Если, всё-таки, четвёртое письмо придёт, можно ответить, что дана команда проанализировать обстановку, сопоставить факты, провести экспертизу, обмозговать целесообразность, назначить комиссию, привлечь юристов, да много чего можно ответить. Отправитель в этом случае будет уже рад, считая, что решение вопроса сдвинулось с мёртвой точки.
Вопрос с анонимными письмами решается ещё проще. Если вы человек воспитанный, не отвечайте. Но проверить изложенное – очень даже не лишним будет. А вдруг - правда?
(продолжение следует)
С уважением, @svibor
Автор: @svibor
Редакция и публикация: @lubuschka
08.03.2021
Дорогие друзья! ТВОРЧЕСТВО БЕЗ ГРАНИЦ – рубрика для тех, кто умеет отпустить свою фантазию на волю и творить прекрасные вещи – тексты, рисунки, поделки, все, что угодно! Главное – творческий полет!
Голосуем за нашего делегата - @ladyzarulem вот здесь!!!
@liga.avtorov, стало читаться. Что-то у меня было не так, два раза перезагружался.