Как правильно автоматизировать управленческий учет?

Во время моей работы финансовым директором золотодобывающем холдинге передо мной стояла задача по автоматизации управленческого финансового учета.

Точнее задача стояла изначально в построении системы финансового учета, а уже потом в ее автоматизации.

В прошлых постах я много рассказывал о том, как мы с командой этот учет формировали, сколько сил и нервов было потрачено на то, чтобы собрать кучу хаотичных процессов в единую систему, но мы с задачей справились.

Через несколько месяцев после запуска процесса построения учета, мы смогли, наконец, видеть движение денежных средств, поняли размер собственного оборотного капитала, оценили объем просроченной кредиторки и т.д.

Спустя некоторое время, мы столкнулись с другой проблемой: у нас было такое количество данных и ежедневных операций, что в excel это вести было очень трудоемко и сложно.

Только на разнесение прошедших за прошлый день операций по счетам у специалистов Казначейства и Бухгалтерии уходило 3-4 часа. Производственная и оперативная отчетность за прошедшие сутки тоже собиралась в единый формат в файле excel несколько часов.

В общем, встал вопрос в полноценной автоматизации процесса оперативного учета.

Мы решили не выдумывать велосипед, а использовать уже использующуюся на предприятии систему 1С, в которой велась бухгалтерия, кадровый учет и частично закупки.

Несмотря на то, что холдинг являлся полноценным производством, какой-то умник из прошлого решил когда-то закупить для целей автоматизации систему 1С:Торговля.

Плевались мы, конечно, страшно, поскольку требуемый нам функционал в "Торговле" был реализован очень криво, и нужно было бы (по-хорошему) ставить 1С: Управление Производственным Предприятием, но я был против удорожания и увеличения сроков внедрения, поэтому решили работать с тем, что есть.

Сразу скажу, что автоматизация и практически полный уход от Excel в части ведения текущего учета у нас заняли около 1,5 месяцев.

Когда я собирал коммерческие предложения от разных IT Компаний и прочих консультантов по внедрению и автоматизации учета, все они предлагали срок от 4 месяцев до 1 года.

Я был не готов к такому развитию событий, поэтому попросил моего друга, очень крутого спеца по 1С, который на тот момент работал в Хабаровске в довольно крупной конторе и как раз руководил проектами по автоматизации процессов в 1С, чтобы он помог мне с проектом.

К счастью, он согласился. Неделя ушла у нас на формирование ТЗ, еще неделя на описание всех процессов для внедрения. Около недели потребовалось на разъяснение всех задач привлеченным программистам.

Ну и переносили они процессы около 2,5 недель.

Начали мы проект в конце августа, а в начале октября все платежи уже согласовывались и утверждались в 1С.

Счастью моему не было предела, а многие другие специалисты тем более были в восторге.

Почему мы смогли сделать все так быстро?

Впоследствии, я много анализировал результаты этого проекта и понял несколько основных причин успеха:

1. Все процессы мы изначально выстраивали с нуля сами, в Excel.
2. Все участники команды несколько месяцев до автоматизации вели весь учет в понятных для них таблицах и форматах.
3. Мы работали внутри компании, а не являлись привлеченными консультантами по внедрению и автоматизации, то есть, понимали и хорошо знали все процессы изнутри.
4. Мы очень четко и детально описали задачи, шаблоны, процессы в ТЗ, программистам оставалось только доработать систему под нас.
5. Мы точно знали, каким должен быть результат, какие отчеты нам потребуются, на основании чего они будут строиться, кто будет вносить данные, кто будет участвовать в процессе и кто будет пользоваться результатами.
6. Ну, и, наконец, я сам контролировал и координировал весь процесс как ключевой заказчик проекта.

Все это позволило сделать работу быстро и качественно.

Сейчас я понимаю, что самое важное, что нужно сделать перед любой автоматизацией любого процесса - это выстроить его хотя бы вручную "на коленке", обкатать, понять все узкие места, устранить ошибки и только после этого приступать к автоматизации.

С тех пор я всегда говорю своим клиентам, когда они заводят речь об автоматизации учета, что чтобы автоматизировать какой-то процесс, его нужно детально проработать, понять, как он устроен, очень четко прописать и только потом приступать к автоматизации.

Нельзя автоматизировать то, чего нет :-)

 Все самое интересное о финансах в моем блоге ifindir.ru/blog