Мотивационная система на основе KPI. Как использовать

Одним из наиболее удобных путей, способствующих росту эффективности труда считают мотивационную систему на основе KPI. Если ваша организация хочет повысить и сохранить свои ключевые показатели, а также по возможности минимизировать ошибки собственных работников, следует сделать все возможное для исключения формального подхода сотрудников к исполнению ими должностных обязанностей. Именно для достижения данных целей предназначен перечень мотивирующих инструментов, связывающий воедино результаты труда и объем вознаграждения.

Что представляет собой система мотивации на основе KPI

Работа над ключевыми показателями эффективности (KPI) является достаточно трудной, но полностью оправданной деятельностью, способной при правильно произведенном расчете помочь компании прийти к заявленным целям. Естественно, что для достижения такого результата необходимо делать основной акцент только на важных для компании показателях, напрямую влияющих на ее развитие.

По своей сути мотивация является простым понятием, своеобразным «локомотивом», тянущим людей в нужном направлении. Ее стимулы не обязаны быть внезапными либо краткосрочными, в принципе они могут быть любыми, ведь их основная задача – вызвать у человека желание действовать нужным образом.

Иными словами, предложив своему работнику награду за тот или иной тип поведения, работодатель может в итоге получить конкретные результаты. Мотивация может быть разной, но по-настоящему универсальной является, конечно же, денежная. Существуют и инструменты для немонетарной мотивации, однако, действуют они только в качестве дополнительных к основным.

Цели систем мотивации

Теперь, когда нами определено, для чего необходима мотивация, рассмотрим конкретно KPI, ведь при правильной разработке такой системы можно:

• Пробудить у сотрудников желание работать для достижения заранее определенного результата;

• Создать условия, при которых компания превратится в единый организм, а работа каждого ее подразделения будет направляться на достижение конкретных показателей, повышающих эффективность ее работы в целом;

• Поощрять трудолюбивых и ответственных работников, саму оценку эффективности работы следует сделать прозрачной – благодаря этому любой работник будет знать, как именно начисляется его премия, следовательно, его тревога за собственное будущее снизится, что позволит ему мотивировать себя уже самостоятельно.

Таким образом, разработав грамотную мотивационную систему можно получить отличные результаты за сравнительно малый отрезок времени.

Этапы разработки

Выделяют четыре этапа этого достаточно непростого процесса.

Первый этап. Анализ сложившейся в компании ситуации

Для достижения результата вам необходимо точно знать, каких именно целей вы хотите достичь в будущем, лишь тогда дальнейшее прогнозирование будет иметь смысл. Первый этап разработки предназначен для анализа текущих дел в организации (ее прибыли, имеющегося объема продаж и т.д.) и определения ближайших целей, выражать которые необходимо в конкретных показателях.

Второй этап. Расчеты

Во время данного этапа следует подсчитать и учесть все средства, предназначенные к планируемым затратам на сотрудников в течении определенного временного периода (обычно года либо шести месяцев). Для построения мотивационной системы сотрудников логично разделить на две группы – эффективный персонал и вспомогательный персонал. Под первым понимаются работники, приносящие организации прибыль, под вторым – сотрудники, напрямую не имеющие отношения к получению прибыли. Не менее важно произвести деление работников организации на руководство и подчиненных.

Третий этап. Разработка системы и ее внедрение

Мотивационная система требует отдельной разработки для каждого из подразделений организации, она должна соответствовать их целям в структуре компании. Разработав пробник системы, следует донести сотрудникам его главные тезисы, после чего начинают уже непосредственное внедрение самой системы.

Четвертый этап. Анализ проведенной работы

Этот этап является важнейшим, потому что позволяет дать трезвую оценку работе системы мотивации, а также проконтролировать общие показатели эффективности работы компании после ее внедрения.

Показатели эффективности, их уровни

Начать необходимо с таких важнейших объективных показателей как объем продаж, прибыль, рентабельность производства. При их использовании в мотивационных системах реальные данные сравниваются с планируемыми к получению в течении месяца либо квартала, при этом принимаются во внимание только показатели, оказывающие реальное влияние на работу организации, поскольку лишь они отражают итоги деятельности всей компании в целом. Данный уровень называют первым (или высоким). Отметим, что мотивировать при этом необходимо не только руководящий состав, но и каждого отдельного работника, участвующего в производственной деятельности.

На втором уровне рассматриваются показатели, от которых зависит итоговый объем производства, т.е. работу каждого конкретного цеха и лаборатории, включая как оценку объема произведенной продукции, так и сроки выполнения работы, а также качество продукции. Кроме того, на этом уровне оценивается работа подразделений, отвечающих за сбыт готовой продукции: отделов маркетинга, продаж, складского отдела. При этом оценке подлежит не только объем продаж, но и имеющаяся дебиторская задолженность.

Оценку работы подразделений, помогающих обеспечению функционирования организации (например, кадровой службы, бухгалтерии и др.) проводят на третьем уровне. Здесь мотивация сотрудников прямо зависима от целей, которые перед ними были поставлены, а внимание следует обращать на своевременность выполнения должностных обязанностей и их качество.

Формула расчета

Рассчитывается формула следующим образом: оплата труда = фиксированная часть оклада + премия. Таким образом, премия (KPI) = KPI1 + KPI2 + KPI3. Данная формула представляется весьма условной, вы можете устанавливать для себя иную зависимость показателей между собой.

В качестве примера предположим, что вы – владелец интернет-магазина, разрабатывающий мотивационную систему, предназначенную для работников вашего колл-центра. Допустим, что важнейшим для вас является сохранение уже существующей клиентской базы и ее дальнейшее расширение, значит, основной акцент в работе необходимо сделать на качестве сервиса.

Следовательно, слагаемыми работы оператора станут такие показатели как:

• безошибочное оформление каждого заказа;

• вежливость;

• корректность при консультировании.

К перечисленным показателям можно добавить еще один – продажи новым клиентам. Что еще окажет влияние на итоговое премирование решать уже вам. К примеру, наличие обоснованной жалобы клиента, связанной с некорректным обращением с ним может привести к обнулению всех остальных показателей работы оператора и потере им премии или ее части. В этом случае важно отыскать правильный баланс среди нескольких возможных вариантов, а также вовремя внести необходимые поправки.

Над материалом работали

Текст: Степан Новокрещенный ☆
Редактор: @grafcat ▲
Фото: @sibr.hus ▲

Предыдущие статьи

★ Какие три профессии сыграют на руку в 2030 году?

★ Как найти блокчейн-разработчика

★ Пять уровней делегирования

Уважаемые читатели, не забывайте подписываться на наше сообщество @bizvoice!

Если вы хотите стать нашим автором или редактором, то прочитайте условия сотрудничества