Как я с нуля создавал систему управленческого учета в крупном холдинге.

Как я уже рассказывал в предыдущих постах, мне посчастливилось поработать финансовым директором в крупном якутском золотодобывающем холдинге.

Когда я пришел туда, единственным финансовым документом там был годовой бюджет на следующий год. Выглядел он в виде распечатанной экселевской таблички на одной странице. Это все, что было внедрено из системы управленческого финансового учета.

Пришлось начинать с самого начала.

Конечно же, первое, что необходимо было сделать - бюджет движения денежных средств. Нужно было понять, как движутся деньги внутри группы. А Группа, на минуточку, состояла более чем из 10 компаний, у каждой компании было открыто по 2-3 расчетных счета.

Пару недель мы только разбирались с тем, что творится с платежами, откуда платят, за кого, почему именно с этого счета и т.д.

Этот хаос прекрасно дополняло то, что платежи на следующий день утверждались на клочке бумажки, на салфетки или просто по телефону.

Вот скажите, сколько в Вашей компании платежей в день проходит? 1? 10? 50?

В пиковые дни, в Группе осуществлялось за 1 день более 300 платежей. Для того, чтобы избежать ошибок, некорректных отправлений и т.д., нужно было построить очень четкую и адекватную систему казначейства (платежное подразделение внутри компании).

Мы начали с того, что сформировали реестр платежей в excel и вносили туда каждый день абсолютно все фактические платежи из всех банковских выписок. Мы собирали статистику, сверяли остатки на счетах с фактическими значениями, выверяли структуру статей, по которым эти платежи потом можно было бы разносить.

За неполный месяц набралось около 1 600 платежей. Средний платеж составлял около 3,5 млн. рублей. Согласитесь, неприятно, когда 3,5 млн. уходят не на тот счет не тому контрагенту. А бывало такое, что бухгалтер по ошибке отправляла десятки миллионов рублей не той компании или не на тот счет.

В общем, собрав статистику, поняв, как организовать весь процесс, я запустил проект по переносу всей платежной системы в 1С.

У меня есть друг в Хабаровске, он невероятно крутой 1Сник. Между прочим, самый высокооплачиваемый специалист на Дальнем Востоке по 1С. Его проекты стоят очень дорого, но делает он их невероятно круто, в срок и без косяков на выходе.

Мне повезло, он согласился участвовать в проекте.

За 1,5 месяца мы полностью перенесли все наши процессы в 1С. В день, когда мы должны были запускаться, я боялся идти на работу. Когда пришел, меня срочно вызвали на совещание. В итоге, я освободился только к обеду. Открыл 1С и обалдел.

Все платежи, запланированные и утвержденные с прошлого дня были отмечены исполненными.

Не было ни одного истеричного звонка из бухгалтерии или от отдела снабжения, которые обычно разрывали мою нервную систему и мои телефоны в день по 20-30 раз. А тут ни одного звонка. Все просто было сделано.

Вот тогда я понял, насколько круто с самого начала выстроить процесс правильно, а потом его автоматизировать.

Я рассказываю Вам эту историю не для того, чтобы похвастаться или выпендриться (мол, вот какой я крутой). Нет!

Моя идея  - поделиться с Вами реальным опытом и подходом.

Когда Вы будете внедрять у себя на предприятии систему финансового учета (а Вы ТОЧНО будете, если не сделали или не начали еще этого делать), подойдите к процессу правильно.

Я советую действовать так:

• Определите, что будет являться для Вас системой учета. Какие в ней будут отчеты, кто их будет готовить, как часто, ЗАЧЕМ?
• Разработайте простые и понятные для Вас и для исполнителей шаблоны отчетов.
• Начните заполнять отчеты с первого же дня. Соберите статистику хотя бы за месяц.
• Дополните, обновите, улучшите отчеты.
• Назначьте ответственных, обучите их, утвердите наказания за некорректную, не вовремя и неправильно заполненную информацию.
• Автоматизируйте систему учета.

Вот примерно так я делал. Могу сказать, что этот алгоритм хорошо себя зарекомендовал уже во многих компаниях, где я работал и внедрял систему учета.

Пользуйтесь, я Вам дарю этот проверенный опытом и временем алгоритм.

Кстати, если надумаете внедрять отчетность, начните с ДДС и реестра платежей. Это самые верные и полезные инструменты для Вас.

Все самое актуальное и интересное по финансам предприятий простым языком я описываю  в моем блоге ifindir.ru/blog