Будьте так любезны!

Поговорим о хороших манерах. Ведь они, как ни крути, играют не последнюю роль в карьерном росте!

Хорошие манеры – не излишество и не пережиток средневековья. Это – то, что приносит реальную прибыль и выгоду. Поскольку хорошие манеры работают на вашу деловую репутацию, на имидж приятного партнера. Есть реальный случай, когда девушка, начав с простой секретарши мелкой фирмочки, очень быстро сделала карьеру пиар-менеджера крупной компании. А началось с того, что она однажды очаровала собеседника по телефону…

Так что условностями пренебрегать никому не стоит. Наоборот, лучше лишний раз проверить свое безукоризненное знание правил поведения в обществе. Поговорим о них…

Тонкости приветствия

Вопрос № 1. Кто должен поздороваться первым?

Младший приветствует старшего, мужчина – женщину (за исключением случаев, когда он существенно старше ее). Однако тот, кто входит в помещение, независимо от пола и возраста, здоровается с присутствующими первым. Точно так же тот, кто уходит, первым прощается с остающимися.
А как быть, если в комнате несколько человек? Первое приветствие достается хозяйке дома, потом здороваются с другими женщинами, затем – с хозяином и мужчинами. В офисе допустимо общее приветствие. Разумеется, дружелюбным тоном и с улыбкой.

Вопрос № 2. Жать ли собеседнику руку?

В принципе, этот ритуал сейчас допускает вольности. Однако здороваясь с мужчиной, женщина подает ему руку первой. А если она просто кивает – протягивать ей руку собеседнику уже не стоит. То же самое касается приветствий между двумя мужчинами, старшим и младшим.

И еще: если вы уже вошли в комнату, где находятся несколько человек, и кому-то подали руку – проигнорировать остальных уже будет невежливым, придется обменяться рукопожатиями со всеми.

Кстати, многие «межполовые» правила сейчас стали менее строгими. Обычай непременно целовать даме руку сохранился только в Польше. И из лифта сейчас допустимо первой выпускать не леди, а того, кто ближе к выходу. Пальто она тоже может надевать самостоятельно, спутник помогает ей лишь в случае затруднения.

Вопрос № 3. Когда и как принимать посетителей?

Рабочую встречу обычно не назначают на раннее утро или поздний вечер, а также на обеденное время. Если вы все-таки пригласили человека в середине дня, уместным будет предложить ему, кроме кофе, еще и легкие закуски или бутерброды. Кстати, о напитках: их принято предлагать через 5-10 минут, поинтересовавшись у гостя, что он предпочитает – чай или кофе. Принимать посетителя, сидя за столом, не стоит: это создает не самое благоприятное впечатление, лучше привстать и даже сделать несколько шагов навстречу.

О пользе пунктуальности лишний раз говорить не будем: ее переоценить трудно. Но если вас что-то задерживает, визитеру непременно нужно принести извинения и предложить посмотреть журналы.

Телефонные тонкости

Вопрос № 1. Как начинать телефонный разговор?

Сначала следует формула приветствия и просьба пригласить к телефону нужного вам человека. Тут же необходимо четко представиться. Если вы звоните по определенному делу, то после сообщения своего имени и фамилии нужно кратко и по существу объяснить, по какому поводу вы звоните.

Если вы беседуете с секретарем, не нужно пространно излагать ему подробности и проблемы. Зато будет вполне уместно уточнить имя и должность нужной вам персоны.

Вопрос № 2. Как отвечать на деловой телефонный звонок?

Проще и эффективнее всего поздороваться, назвать организацию и возможно, себя – собеседнику будет проще понять, с кем он имеет дело. Секретари, как правило, представляются не лично, а «безлично»: «приемная такого-то».

Когда инициатива принадлежит звонящему, нужно, представившись, выслушать его первым. То же самое – если вы перезваниваете в ответ на чью-то просьбу: представьтесь, сообщите, что вас просили позвонить – и предоставьте инициативу собеседнику.

Если вы, начав разговор, понимаете, что это дело «не к вам» – сразу сообщите об этом и порекомендуйте, куда и к кому обратиться.

Оптимальная продолжительность разговора – три-четыре минуты. Не затягивайте беседу «лирикой», а если к этому склонен собеседник, можете вежливо высказать сожаление, что приходится прервать беседу, и сослаться на неотложные дела.

Вопрос № 3. 0 чем помнить, беря трубку?

• Если разговор прервался, то перезвонить должна «инициативная сторона». То же самое относится к окончанию беседы.
• Если вам кажется, что вы ошиблись номером, лучше уточнить номер, назвав его, чем интересоваться, куда вы попали. Если абонент не отвечает, вежливым считается дождаться 4-6 длинных гудков.
• Обычно считается неуместным звонить до 8 утра и после 10 вечера, но эти рамки индивидуальны и поэтому всегда лучше уточнять, когда удобно или неудобно беспокоить человека своим звонком. Не очень комильфо звонить по делу в праздники или выходные.
• Не очень прилично звонить человеку по домашнему телефону или мобильному, если не он сам разрешил вам ему позвонить, а номер стал вам известен от кого-то третьего. Звоня по мобильному, поинтересуйтесь, может ли собеседник уделить вам столько-то минут прямо сейчас или ему удобнее будет связаться позже.
• Если телефонный звонок застал вас во время разговора или совещания, нормой считается попросить звонящего оставить свой номер телефона и пообещать перезвонить ему, когда вы освободитесь. Лучше при этом уточнить время.
• Специалисты по этикету не рекомендуют употреблять фразу «Подождите секундочку».

Тонкости переписки

Момент №1.

В деловом письме должно быть минимум эмоций. И оно должно быть коротким – желательно не длиннее страницы. В нем не приветствуется особенное «ячество» («Я считаю, что…»), но и безличные конструкции (вроде «Ваше предложение было рассмотрено») психологи употреблять не советуют: теряется динамика.

Момент № 2.

Даже рекламное письмо не должно быть безличным. Обратитесь к собеседнику по имени или хотя бы должности, выскажите свое уважение. После обращения ставят запятую, а не восклицательный знак. Обращение пишут без абзаца, а местоимение «Вы» в письме, адресованном одному человеку, принято писать с большой буквы. Стандартная подпись – «Искренне Ваш такой-то», а если вы пишете ответ, можно подписать его так же, как обратились к вам.

Момент № 3.

Раньше считалось, что ответить на полученное письмо необходимо в течение 10 дней. С распространением факсов и электронной почты все несколько упростилось: вежливым считается сообщить, что письмо вы получили, и проинформировать человека, сколько вам потребуется времени, чтобы ему ответить.

Это, конечно, далеко не полный перечень условностей, делающих деловое общение обоюдно удобным и приятным. Скорее, так сказать, азбука.