9 стратегий тайм-менеджмента. Улучшите продуктивность!

Тайм-менеджмент – важная составляющая любого рабочего процесса, будь вы студент колледжа, фрилансер или опытный офисный сотрудник. Чтобы организовать время с умом и добавить много свободных часов в свое расписании, примените следующие стратегии тайм-менеджмента.

Сегодня вы узнаете самые эффективные приемы и техники, которые припрятаны у каждого успешного человека. Большинство рекомендаций можно использовать, работая как из дома, так и из офиса. А еще они не потребуют денежных затрат.

1. Большие цели, маленькие задачи

Если хотите прокачать организационные навыки, эта техника даст вам такую возможность. В первую очередь, сделайте список целей. Их стоит расположить в порядке важности и срочности. Взгляните, что у вас получилось. Выглядит пугающе, правда?

Вот здесь и начинается прокрастинация! Но не переживайте. Теперь ваша задача – разбить каждую цель на части. Установив небольшие задачи, которые можно выполнить за раз, вы избегаете прокрастинации и мотивируете себя быстрее работать.

2. Программы и приложения для отслеживания времени

Как можно оптимизировать тайм-менеджмент, если вы не знаете, сколько времени тратите на определенные задачи? Чтобы разобраться с этим вопросом и научиться меньше прокрастинировать, есть волшебное техническое решение – программы для отслеживания времени.

Вам может казаться очевидным, на что вы тратите время. Возможно, вы даже думаете, что использование тайм-трекеров – совершенно ненужная форма контроля. Но на самом деле подобные приложения раскрывают много фактов о нашей работе и прокрастинации. На Cool.Club есть длинный список приложений-трекеров времени для всех желающих. Улучшите продуктивность прямо сейчас с Hours или Toggl!

3. Хорошие привычки

Конечно, от плохих привычек, как курение или чрезмерное употребление кофе нужно избавляться с самого начала. Однако, если завести хорошую привычку, это может позитивно отразиться на продуктивности и качестве ваших проектов.

Удивительно, как обычная 15-минутная проверка почты каждое утро поможет выиграть два часа свободного времени в день вместо ленивого просмотра емейлов. Определите основные ежедневные занятия и превратите их в привычки. Заставьте себя повторять их в одно и то же время на протяжении месяца и не заметите, как они войдут в ваше расписание.

4. Важность и срочность

Чтобы получить такой результат тайм-менеджмента, как пара свободных часов в день, нужно уметь расставлять приоритеты.

Легче всего это сделать, если составить использовать матрицу Эйзенхауэра. Это очень старый прием, который идеально подходит для любого вида задач. Разделите страницу на четыре части:

Следующий шаг: заполнить таблицу вашими задачами. Будьте честны, когда устанавливаете приоритеты – помните, вы делаете это, чтобы освободить больше времени для себя.

Сам организационный совет заключается в выполнении этих задач в следующем порядке:

Следующий шаг: заполнить таблицу вашими задачами. Будьте честны, когда устанавливаете приоритеты – помните, вы делаете это, чтобы освободить больше времени для себя.
Сам организационный совет заключается в выполнении этих задач в следующем порядке:

• Важно и срочно – сделайте сами как можно быстрее
• Важно, но не срочно – выполните их следующими
• Не важно, но срочно – попробуйте делегировать эти задачи другим людям
• Не важно и не срочно – избегайте этих задач или оставьте их на свободное время

5. Подушка безопасности

Снизив уровень стресса, можно улучшить рабочий процесс. А главная причина для стресса у работников – это строгие дедлайны, с которыми приходится справляться каждый день. Оставляя дополнительное время для каждого проекта, вы можете избежать проблем с клиентами, преподавателями или начальником.

К примеру, если по вашим подсчетам написание академической работы займет четыре часа, оставьте на это задание шесть часов. Секрет здесь в том, чтобы не расслабляться, так как у вас появилось дополнительное время, а закончить проект как можно скорее.

6. Время ожидания

Возможно, вы ездите в офис на метро, читаете журналы в приемной стоматолога или ждете в машине, когда забираете детей из школы. Такие разные занятия, но все они подразумевают минуты или даже часы ожидания.

Успешный человек не станет тратить это время, но будет искать везде преимущества. Можно пройти онлайн-курс для повышения квалификации, проверить почту, написать план на следующий день, сделать важные звонки или вздремнуть. Есть много вещей, которыми можно пожертвовать для выработки баланса между работой и личной жизнью. Все что нужно сделать – это использовать время ожидания.

7. Здоровье и хорошее самочувствие

Как успешно управлять временем, если вы недосыпаете, питаетесь нездоровой пищей и проводите больше десяти часов, сидя у компьютера?

Ответ: никак.

Неважно, как сильно вы стараетесь: если не заботиться о здоровье, рано или поздно это подорвет вашу продуктивность.

Следите за диетой, хорошо спите и занимайтесь спортом хотя бы 30 минут каждый день.

Можете не верить, но каждый, кто регулярно посещает зал, согласится, что занятия спортом дают телу необходимую разрядку.

Уменьшение стресса – тоже важная составляющая как хорошего самочувствия, так и продуктивной работы. Не перегружайте себя проектами и задачами. Не забывайте уделять время расслабляющим занятиям, таким как рисование или йога.

8. Организованное рабочее место

Просто контролировать время недостаточно для продуктивной работы. Вам также нужно организовать рабочую область. Начните со своего стола – убедитесь, что все лежит на своих местах, и вы не тратите много времени на поиски нужных вещей или документов.

Далее – очередь вашего компьютерного пространства. Когда-нибудь теряли важные документы в папках? Если да, то нужно организовать компьютерные файлы и тщательно все отсортировать.

Последний шаг – убрать отвлекающие факторы. Под отвлечениями я имею в виду по большей части соцсети и прочие развлекательные сайты.

9. Ежедневное планирование

Говоря о хороших привычках, вот еще одна, которую вы можете выработать. Проверяя ежедневные планы каждый вечер, вы становитесь более продуктивным работником. Ведите блокнот с целями и задачами, расписанными на каждый день. В этом ежедневнике можно с легкостью держать всю важную информацию: встречи с клиентами, приемы в больнице, домашние обязанности и другое.

Это были девять стратегий тайм-менеджмента, которые каждый должен использовать ежедневно. В качестве бонусного совета я рекомендую вам прочитать полезные книги о тайм-менеджменте. Из них вы узнаете о таких популярных тактиках, как «съешь лягушку» и «избегай временных вампиров».

Тайм-менеджмент – не сложный навык, но требует упорного труда. С помощью стратегий вы станете профессионалом в этой сфере и быстро повысите свою продуктивность.