Электронная почта является наиболее распространенным способом коммуникации между компаниями, партнерами и странами. Именно поэтому специалисты должны иметь в виду, что существуют специальные правила написания электронных писем.
- Заполняйте строчку с темой письма
Обычно люди открывают письмо, если есть тема письма. Это предложение должно быть лаконичным и коротким, раскрывающим всю важность письма.
- Используйте рабочую электронную почту для деловой переписки
Если вы работаете в компании, то, естественно, вы должны использовать рабочую электронную почту. Никаких детских адресов типа красавчик@... или суперстар@... Будьте профессиональны. Используйте имя и фамилию при регистрации рабочего электронного адреса.
- Не используйте опцию «Ответить всем»
Используйте эту функцию, если вы уверены, что все люди в списке должны прочитать это письмо. В противном случае никто не хочет читать письма, которые отправляются сотне получателей, и которые не имеют ничего общего с получателем.
- Не используйте восклицательные знаки
Восклицательные знаки используют незрелые профессиональные личности, которые характеризуются как сверх эмоциональные.
- Никакого юмора
Юмор в письме может быть интерпретирован неверно, ведь вы не видите выражение лица и не слышите тон, в котором была произнесена эта шутка. Лучше не использовать юмористические ремарки в деловой переписке.
- В разных странах разные правила написания писем
Следует помнить о том, что культурные различия в ведении деловой переписки могут привести к серьезному непониманию между партерами. Так, например, такие страны как Япония, Китай или ряд арабских стран перед тем, как говорить о бизнесе сначала пытаются установить теплые личностные взаимоотношения, а вот немцы, американцы и скандинавы сначала говорят о бизнесе, а потом уже о персональном общении
- Отвечайте на электронные письма
В любом случае на письма нужно отвечать оперативно и качественно. Возможно и такое, что письмо предназначается не для вас, но и на него нужно отвечать, тем более, если автор письма ждет ответа.
Будьте профессиональны во всем, даже в таких вещах, как переписка.
