Виды учёта на предприятии

Слоган проекта AngryBuh: «Бухгалтерия по понятиям!». Звучит, конечно, круто и пафосно, однако собственно бухучётом в первых статьях и не пахнет. Оно и понятно, нужно было разобраться с множеством регистрационных моментов, да и сдалась тем же ИП бухгалтерия, ведь бухгалтерский учёт они вести не обязаны…

Стоп-стоп, ИПэшники, чего так обрадовались? Я не сказал, что вас освободили от сдачи отчётности и остальной бюрократии. В чём подвох? Да в том, что большинство людей называют бухгалтерией что ни попадя, тогда как на самом деле на предприятиях существует огромное количество видов учёта и бухгалтерский, хоть и является одним из основополагающих, охватывает далеко не всю деятельность.

На мой взгляд, виды учёта можно условно поделить на две большие группы:

1. Формальный учёт – регламентируется государством и служит преимущественно для контроля (обдираловки) бизнесменов со стороны многочисленных надзорных органов нашей страны.
2. Управленческий учёт – предназначен для внутреннего использования руководителями для принятия решений и понимания состояния бизнеса. Не обязателен, регламентируется лишь собственниками компании, управленцами и никому кроме оных никогда не показывается.

А теперь рассмотрим по существу те виды учёта, с которыми так или иначе придётся столкнуться подавляющему большинству бизнесменов.

Формальные виды учёта

Бухгалтерский учёт

Те самые дебеты, кредиты, сальдо, сторно, балансы, магикус экстримус и прочие словечки, что злые бухгалтерши шепчут у вас за спиной. Весьма странный на первый взгляд вид учёта из-за такого специфичного метода как «двойная запись». Его суть в том, что ничего из ниоткуда не возникает. Если у предприятия появился актив, то на ту же сумму появилось и обязательство. Погасили задолженность, но поубавились и денежки на счету. Получили деньги от покупателя, но и ему взамен что-то отдали или у нас появился долг перед ним.

Все эти движения отражаются на так называемых «счетах», которые обозначаются цифрами от 01 до 99. Каждый счёт соответствует определенному виду активов или обязательств, например счет 10 предназначен для обобщения информации по наличию материалов, 50 – денежных средств в кассе, 51 – денежка на расчетных счетах, 60 счет служит для учёта операций с поставщиками, а 62 покупателями и т.д. Приведу упрощённый пример, чтобы было понятней.

Фирма покупает у поставщика материалы. Контрагент попался несговорчивый и без предоплаты ничего отгружать не собирается, поэтому перечислили ему деньги:

Дебет (ударение на первый слог, «всегда слева», в зависимости от ситуации отражает увеличение активов или уменьшение обязательств) счёта 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - Кредит (ударение на первый слог, «всегда справа», увеличение обязательств или уменьшение активов) счёта 51 «Расчетные счета» 10 000 рублей.

Естественно так развёрнуто на практике не пишет никто, запись будет выглядеть так:
Д60 – К51 10 000руб. – Кстати, такая запись именуется «проводкой». Обратите внимание, сумма пишется один раз, т.к. и для дебета и для кредита она всегда одинакова.

После того как денежка с расчётного счёта ушла у поставщика появился перед нами должок. Он, конечно, ещё чуток повыпендривался, но всё же товар отгрузил на наш склад:

Дебет счёта 10 «Материалы» - Кредит счёта 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 10 000 рублей.

Таким образом, как несложно догадаться, долг поставщика пропадёт, 60-ый счёт как бы «схлопнется», у нас появится на складе сырье, но на банковском счёте деньги убавятся.

Вот так и ведётся на предприятии бухучёт, операции отражаются с помощью проводок на различных счетах, а в конце отчётного периода бухгалтер подводит итоги и составляет баланс. Это такой своеобразный отчёт о состоянии фирмы, состоящий из двух разделов. В активе отражается имущество, денежки и задолженность контрагентов перед компанией, в пассиве же наоборот обязательства фирмы. Актив с пассивом всегда должны быть равны. Даже если вы получили многомиллионную прибыль.

Понимаю ваше недоумение, но всё обстоит именно так. Угадайте, в какой части баланса отражается та самая прибыль компании? Нет, не в активе. Прибыль организации подлежит распределению между собственниками, а значит, является обязательством (в данном случае правильно говорить «капиталом») и отражается в пассиве. Не переживайте, если сразу всё в голове не укладывается, в дальнейших статьях будет куча примеров и вы сами поймете, что дебет с кредитом могут не сойтись разве что с бодуна))

P.S.: С современными бухгалтерскими программами нужно очень постараться, чтобы баланс не сошёлся.

Каждая операция в бухгалтерском учёте должна иметь документальное подтверждение. По факту, правильное составление и сбор от поставщиков всех бумажек гораздо более трудозатратное дело, чем собственно сам бухучёт.

ИП в отличие от юридических лиц, действительно, могут бухгалтерский учёт не вести. Однако от остальных видов учёта никто предпринимателей не освобождал.

Налоговый учёт

Предназначен для расчёта налогов. Почувствуйте разницу: бухучёт служит для предоставления информации об имуществе, обязательствах и капитале (прибыль или убыток от деятельности) компании. На базе бухгалтерского учёта могут рассчитываться некоторые налоги (например, налог на имущество), тогда как другие налоги считаются по совершенно иным правилам (например, единый налог при упрощёнке). Регулируются эти два вида учёта разными актами, а вот контролируются и тот и другой ФНС – Федеральной налоговой службой. И бухгалтерский, и налоговый учёт ведёт бухгалтерия, отдельные должности для специалистов по налоговому учёту предусмотрены только в самых крупных компаниях.

Налоговый учёт (далее – НУ) на первый взгляд выглядит проще, нету дебетов, кредитов, двойной записи, вместо них привычный список доходов/расходов. Однако достаточно глянуть на объём Налогового кодекса, главного законодательного акта по НУ, и сразу становится ясно, что дело дрянь. Огромное количество правил и ещё большее количество исключений из оных. Множество запутанных, неточных формулировок, которые трактуются исходя из настроений чиновников то этак, то так. Куча нюансов относящихся к единичному бизнесу, и для 99% всех остальных организаций абсолютно ненужных. Нормальному человеку всё это прочесть решительно невозможно, не верите, попробуйте сами, вот ссылка на первую часть сего кодекса, вот на вторую. Лично я осилил его целиком лишь где-то с третьего раза, да и то считаю, что время по большей части было потрачено зря.

Несмотря на различия, у бухучёта с налоговым есть много общего. Потому фирма 1С, главный поставщик бухгалтерского ПО в Российской империи и практически монополист в данной сфере, в своей основной программе 1С: Бухгалтерия «связала» вместе два вида учёта. Сейчас вдаваться в подробности не хочу, лучше покажу на примерах, когда дойдём до изучения этой программы, отмечу лишь, что знать бухучёт в данной связи полезно в том числе и ИП. Нет, можете и другие программы, конечно, найти, но за те же деньги вы получите, как правило, гораздо меньший функционал, да ещё и с оперативными обновлениями скорей всего будет беда.

Кадровый учёт

Есть хотя бы один сотрудник – придётся вести ещё и это учёт. Кадровый учёт включает в себя:

• документальное оформление приёма людей на работу и их увольнение
• ведение табелей учёта рабочего времени
• расчёт заработной платы, премий, отпускных, больничных, командировочных
• составление штатного расписания, графиков отпусков, ведение личных карточек
• сдачу отчётов о доходах сотрудников и взносах с ЗП
• и многое-многое другое.

В общем, всё, что так или иначе связано с организацией трудовых отношений на предприятии можно отнести к данному виду учёта.

В компаниях с численностью 50 и более человек кадровым учётом обычно занимается специально выделенный под это дело сотрудник – кадровик. Зарплату как правило считает ещё один человек - бухгалтер по расчёту заработной платы. Зачастую в отдельную должность выделяют HR менеджера, который занимается подбором персонала. Такое количество офисного планктона вокруг данного участка задействовано отнюдь неспроста, в кадровом учёте довольно много нюансов, нарушение которых чревато штрафами на круглые суммы. Да и человеческий фактор, в данной сфере раскрывается по полной программе, сами понимаете, люди не роботы, от них можно ждать всё что угодно и всякая выходка должна найти документальное оформление.

Нам же с вами придётся первое время справляться с кадровым учётом самим. Но ничего, прорвемся, злой бух и этому вас научит))

Воинский учёт

Составная часть кадрового учёта. По идее воинский учёт должны вести все организации в отношении призывников и военнообязанных, которых фирма принимает или увольняет с работы. Вкратце, призывники это лица мужского пола от 17 до 27 лет, а военнообязанные это граждане, пребывающие в запасе. Нужно назначить ответственных за воинский учёт лиц, составить приказы, отчитываться перед военными комиссариатами…

Однако по факту 99% компаний малого бизнеса такой учёт не ведут, ибо вероятность проверки мизерная, да и штрафы смешные: от 300 до 1000 рублей. Но вы должны понимать, времена сейчас неспокойные и я не удивлюсь, если в один «прекрасный» день штрафы удесятерятся и вместо отлова призывников военкоматы начнут пить кровь бизнесменов. Если, конечно, к тому времени малый бизнес в России не помрёт окончательно…

Складской учёт

Учёт товаров, материалов, средств производства. Без такого учёта все ТМЦ (товарно-материальные ценности) просто-напросто разворуют, и вы не сможете взыскать с виновных ущерб.

Документооборот материалов на предприятии может быть организован с использованием унифицированных форм или на собственных бланках. Решать вам, однако я не рекомендовал бы разрабатывать свои формы, если вы не являетесь специалистом по делопроизводству (а вы им вряд ли являетесь, раз до сих пор читаете мой безудержный словесный поток 😀).

Статистический учёт

Под данным термином можно понимать разные вещи: учёт для целей предоставления государственным органам статистики или изучение закономерностей для внутреннего пользования. В первом случае учёт будет регламентирован Росстатом, во втором можете вести его как хотите.

Федеральная служба государственной статистики (Росстат) – организация очень муторная, сами не знают, как правило, что хотят, но штрафы за несдачу отчётности ввели очень большие. Поэтому раз в месяц обязательно заходите на сайт http://statreg.gks.ru/ и проверяйте, не ждут ли от вас какого отчёта. Обычно малые компании сдают только бухгалтерскую отчётность раз в год, но могут попасть в «выборку» и тогда жди беды. У Росстата такое громадное количество разных отчётов, что даже сотрудники статистики не знают и половины. Потому скрещиваем пальцы и повторяем за мной: «собаки в будку», «собаки в будку», «собаки»…

Управленческий учёт

Повторюсь, управленческий учёт в отличие от формальных видов учёта не является обязательным, регламентируется только вами и предназначен для внутреннего использования. Главная задача управленческого учёта – собрать достоверную и максимально полную информацию для принятия решений на всех уровнях управления бизнесом. Средства и методы для достижения данной цели можете применять любые по своему усмотрению.

Кто во что горазд, так этот учёт и ведёт. Отдельные индивидуумы ведут управленческий учёт «на коленке», другие создают кучу табличек в Excel, продвинутые ребята используют ERP-системы (программные продукты, обеспечивающие сбор данных обо всех ресурсах и процессах в организации в единой базе. Полученная информация автоматическая обрабатывается, и на выходе получаем огромное количество оперативных отчётов, рекомендаций и планов, контролировать которые опять же помогает сия чудо-программа. Сама аббревиатура ERP расшифровывается как Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия).

Тема управленческого учёта воистину необъятная, ибо охватывает абсолютно все процессы в компании, не важно, есть подтверждающие документы или операции проходят вне рамок закона. В связи с этим, в ваших же интересах, чтобы управленческой информацией владел как можно более ограниченный круг доверенных лиц.

Управленческий учёт можно разделить на множество подвидов, но в отличие от формальных видов учёта, критерии тут довольно условны. Занимается управленческим учётом в первую очередь финансовый директор, но большая часть исходных данных поступает от бухгалтерии, кладовщиков, кадровиков и начальников.

Бюджетный учёт

Нет, про распиливание государственного бюджета можете послушать/почитать у Навального. Наш проект несколько о другом.

Бюджетный учёт в коммерческой фирме предназначен для составления и контроля исполнения бюджета. Под бюджетом в данном случае понимается план доходов и расходов для осуществления бесперебойной деятельности. Чтобы не получилось так, что в одном месяце густо, а в другом пусто и сидим ничего сделать не можем, ждём, когда придут хоть какие-то деньги.

Чем больше организация или холдинг, тем большую роль играет бюджетный учёт. В более-менее крупной компании вы и шагу не сделаете, если для решения какой-то задачи заранее не предусмотрели статью расходов в бюджет. И это отчасти оправдано, потому что иначе контролировать огромные потоки денежных средств практически невозможно. Если же негативные отклонения всё-таки происходят, оные тщательно анализируются, а ответственные за составление и/или контроль бюджета наказываются.

Бюджеты могут быть также и в виде прогноза, но обычно под этим термином всё-таки понимается строгий план доходов-расходов.

Оперативный учёт

Служит целям оперативного контроля и управления, является наиболее простым из всех видов учёта. Данные можно передавать устно, по электронной почте, нигде не фиксируя. Главная задача – краткая и быстрая передача необходимой информации руководству.

Это может быть всё что угодно: контроль наличия минимальных остатков товаров на складе, учёт выпуска за смену готовой продукции, краткий доклад о выполненных за день работах, сообщение о невыходах работников, уведомление о поступлении на расчётный счет денежных средств и т.п. Одним словом – это самый первичный учёт процессов, явлений и результатов, которые имеют место на предприятии, зачастую до их документального оформления.

Производственный учёт

Преследует целью расчёт себестоимости производимой продукции/работ/услуг и анализ затрат из которых данная себестоимость складывается. На основании полученных данных руководство принимает решение о сокращении тех или иных расходов для увеличения прибыли. Это в теории. На практике мозгов обычно хватает только на сокращение штата и урезание премий/зарплат.

Маржинальный учёт

Увеличение объёмов производства/продаж увеличивает выручку, но также требует и больших затрат. Для установления зависимости прибыли от объёмов и максимизации выгоды был создан маржинальный учёт. Для этого выделяются постоянные (т.е. фиксированные, не зависящие от объёмов) и переменные затраты, а дальше начинается математика. Ну или магия для тех, кто в школе/институте валял дурака.

Стратегический учёт

Планирование капитальных инвестиций, инновационной деятельности и прочие глобальные фичи. В России, как вы можете догадаться, стратегический учёт практически никто не ведёт. Урвать любой ценой как можно больше здесь и сейчас, а после нас хоть потоп – девиз 99% всех бизнес проектов. Оно отчасти и понятно, о каких долгосрочных перспективах можно вообще вести речь, если государство меняет правила игры по пять раз на дню? К сожалению, тут тот самый случай, когда я мало о чём могу рассказать, ибо на практике не встречался с данным учётом ни разу.

Часто под стратегическим учётом понимают вообще любое планирование, а также учёт факторов внешней среды. Что ж, повторюсь, разделение управленческого учёта носит условный характер, для одного стратегия это план на неделю, для другого на сто лет вперёд.

Планы на будущее

Не стоит пугаться такого большого количества видов учёта, практически ни одно предприятие не начинает вести их все сразу. Самое важное на первом этапе, разобраться с формальностями, а управленческий учёт можно вести в упрощённом порядке, чтобы хотя бы в общих чертах понимать состояние бизнеса.

В следующей серии статей мы будем подробно изучать бухучёт. Затем будет серия про налоговый учёт. Потом кадровый. Эти три вида учёта являются основополагающими, без них никуда. Я постараюсь привести как можно больше примеров, отбрасывая ненужные для подавляющего большинства бизнесменов нюансы, дабы вы чувствовали себя уверенно и знали что делать.

Спасибо за внимание, до новых встреч!

---

Данная статья была первоначально опубликована на моём сайте AngyBuh.ru