[Академия] Курс "Управление проектами" Конспект 3 Планирование. Управление рисками

В прошлой лекции мы остановились на том, что провели инициацию проекта, получили согласие на участие инвесторов, определили, кто будет руководить проектом, получили добро от владельцев фирмы. Переходим ко второму, самому важному этапу – планирование.

Планирование

Забегая вперед, скажу, что планированию будет посвящена большая часть конспектов. Обратите внимание на ментальную диаграмму.

Планирование затрагивает все области знаний управления проектами. В каждой области должен быть составлен свой план. В конечном счете, все планы соберутся в один большой документ - ПЛАН ПРОЕКТА, отвечающий на любой вопрос из сферы «Как успешно реализовать проект». Хорошо, вдумчиво и грамотно составленный план – это больше, чем половина успеха проекта. Дальше остается только привести в исполнение все то, что мы запланировали, не забывая проводить мониторинг и контроль всех пунктов плана.

В этом самом месте гибкие методы управления проектами начинают расходиться со стандартами PMI, но это совсем другой курс

Увы, в рамках данного курса затронуты только некоторые аспекты и области процессов планирования - управление рисками, иерархическая структура работ, расписание и управление человеческими ресурсами и коммуникациями. Что ж, начнем с рисков.

Управление рисками

Риск проекта – неопределенное событие или условие, наступление которого отрицательно или положительно сказывается на целях проекта, таких как содержание, расписание, стоимость и качество.

В жизни я люблю присказку «Хочешь насмешить Бога – расскажи ему свои планы». Так вот, в управлении проектами эта присказка не актуальна, потому что даже неопределенные риски поддаются учету, контролю, документации и самое главное – создается план по реагированию на риски. Задача руководителя проекта сделать так, чтобы на любой, даже самый странный риск или событие можно было сделать вид, что он идет по плану.

Область управления рисками огромна, существуют эксперты по оценке рисков, множество методик, математических и экономических теорий и практик для оценки риска проекта.
Обращаю внимание на интересную особенность в цитате «отрицательно или положительно». То есть риск, это не только что-то негативное и отрицательное, что приносит только задержки и убытки. Риски могут быть и положительными. Например, вы планировали, что ваш продукт выйдет на низкий рынок и спрос будет невысоким, но за время подготовки проекта настроения рынка поменялись, и ваш продукт вышел как раз на высоком спросе, что позволило вам увеличить цену и получить большую прибыль. Это сработал положительный риск.

Особенность ведения бизнеса всегда связана с рисками. Есть простые истины – чем выше риск, тем выше потенциальная прибыль, и наоборот. Поэтому в управлении проектами есть еще такие понятия, как «аппетит к риску», «толерантность к риску». Эти параметры имеют численный эквивалент, и определяются отношением к риску инвесторов и владельцев. В конце концов, рисковать мы будем их деньгами.

Наглядно увидеть, как работает управление рисками можно на диаграмме.

Общая мысль понятна, давайте рассмотрим каждый из блоков отдельно.

Идентификация рисков

Прежде всего, нам надо понять, какие риски, связанные с проектом, могут произойти. Все. Даже самые безумные. Даже самые маловероятные.

Обычно в этом месте команда проекта устраивает мозговой шторм. Другой подход рекомендует посмотреть на другие похожие проекты. Следующей диаграммой Руководство PMBOK подсказывает, где искать риски. Это называет Иерархическая структура рисков или RBS (Risk Breakdown Structure)

Результатом поиска рисков должен стать реестр рисков, который передается на следующий этап.

Анализ рисков

Теперь мы берем список, и каждый пункт списка рисков анализируем. Тут начинается та самая вакханалия, о которой я предупреждал. Методы делятся на качественные и количественные.
Количественные методы – это уже что-то из области математической и экономической статистики, теории вероятности и просто экономики. Попытки высчитать до какого момента проект будет еще выгодным, при каких рисках и параметрах. Будучи руководителем проекта, я бы поручил эту часть эксперту.
Качественные методы анализа более понятны и наглядны, но менее точны. Поэтому в современном управлении проектами используют синтез качественных и количественных методов.

В чем заключается анализ? Для каждого риска надо определить:

• Значимость Насколько сильно событие повлияет на проект если наступит и в каких областях.
• Вероятность Какова вероятность того, что событие произойдет.
• Триггер Как мы можем понять, что событие наступит.
  Понятно, что мы должны, прежде всего, сосредоточиться на наиболее вероятных и значимых событиях.
  Но как определить вероятность события в цифрах – для меня до сих пор остается загадкой.

План по управлению рисками

После анализа рисков нам остается только составить план реагирования на риски. Здесь вступает другая область знаний. Риски можно принимать, передавать, избегать. Для каждого риски прописывается своя стратегия, которая зависит от упоминаемого выше «аппетита к риску».
Кроме того, для техногенных проектов необходим план по чрезвычайным ситуациям. Недавняя авария на Фукусиме напоминает нам об этом.

Контроль рисков

Главное в мониторинге и контроле рисков - непрерывность. У нас есть список рисков, у нас есть триггеры. Наша задача - не пропустить срабатывание триггера. Что делать, если сработает триггер – уже написано в плане реагирования на риски.

Пример

Попытаемся представить управление рисками на примере построения дома. Идентифицируем список рисков. Здесь будут как – увеличение стоимости земли и стройматериалов (финансы), проблемы с оформлением земельного участка в собственность (проблемы с регулятором), непрофессиональная бригада строителей (технический риск), вечно пьяный бригадир (организационный). Но давайте представим себе риск, что придет слон и разломает стену. Этот риск имеет большое влияние (ведь целую стену снесет), но при этом очень маленькую вероятность. Если вы живете где-нибудь в средней полосе России, то встретить там слона будет странно. То есть, этот риск не будет вверху списка и его можно не учитывать. Это мы с вами провели анализ.
Так вот, предположим, что мы сочли риск слона достаточно существенным, чтобы вписать его в план. Во-первых, мы должны поставить триггер. Например, у нас будут стоять колокольчики по периметру. Если они зазвонят, возможно, это слон. Значит надо что-то делать. Что делать со слоном? Вы прочитали, что они боятся громкого звука, поэтому если зазвонят колокольчики, нужно чтобы взрывались петарды. Результат – пробежавший мимо кот задел колокольчики, у вас среди ночи взорвались петарды и вы испортили отношения со стейкхолдерами (соседями).
Вывод – надо учиться правильно управлять рисками!

Что для вас было наиболее интересным и впечатляющим в данной неделе курса?

Планирование – самая важная группа процессов в управлении проектом, которая состоит из множества частей. Одна из частей - управление рисками. Оказывается даже неопределенные риски можно и нужно запланировать!

Курс и содержание

Курс «Управление проектами: Основы успеха» в рамках образовательного проекта «Академия» от @ontofractal.
Предыдущие конспекты
Конспект 1: Управление проектом. Определения
Конспект 2: Инициация проекта

фото 1 и 3 взяты с pixabay