Найди своё время. Тайм-драйв (часть 2)

  Из первой части обзора книги Глеба Архангельского «Тайм-драйв» вы узнали как съесть лягушку, разрезать слона на бифштексы, а также для чего может быть полезно представить собственную эпитафию.

  Задачи, с которыми мы сталкиваемся по жизни, могут быть совершенно разными по интересности, сложности, длительности, значимости – поэтому к ним разумно применять разные подходы. И всегда находить время для покорения новых вершин: не просто о чём-то мечтать, а планировать маршрут к своей мечте и шаг за шагом двигаться по этому пути.

Главное - успеть сделать главное

  Несмотря на всю важность глобальных целей, нам никак не избавиться от повседневных рутинных задач – этому посвящена глава про организацию рабочего дня. Непреложная истина тайм-менеджмента: план для должен быть. Причём не в голове, а на материальном носителе – электронном или бумажном. Однако это не железный график, от которого нельзя отступать: план должен предоставлять возможности для манёвра, окна для непредвиденных активностей. Запланированные задачи могут быть жёсткими (совещания, встречи, отчёты) или гибкими (которые можно выполнить в любое время в течение дня), но обязательно ориентированными на результат. Не просто почитать что-то на нужную тему, а найти конкретную информацию. Не поговорить с начальником, а прояснить определённый вопрос.

  Не менее важно определять приоритеты рабочих задач. Как гласит третий навык Стивена Кови: «сначала делайте то, что необходимо делать сначала». Лучше не закончить что-то второстепенное – то, что допустимо перенести на следующий день. Самый плохой вариант – оставить важную задачу на вечер, а потом задержаться допоздна и выполнить её не лучшим образом.

  Иметь список дел на день – это хорошо, но хотелось бы его связать с долгосрочным планированием. Архангельский предлагает простую и работающую для меня схему: «день-неделя-год». Есть список дел на год вперёд, в который вносятся новые несрочные задачи. Каждые выходные часть задач, которые уже созрели, переносятся в список на неделю. Ежедневно из этого списка выбираются одна-две на следующий день.

  Также в разделе ежедневника «неделя» удобно хранить список регулярных рутинных дел: полить цветы, оплатить счета, заправить машину и т. д. Если они записаны рядом со списком дел на неделю, то ежедневно попадаются на глаза, а значит не останутся без внимания.

  Отдельно рекомендуется учитывать контекстные дела, привязанные к конкретному месту, человеку, обстоятельствам. Например, собираюсь на выходных выбраться на вещевой рынок, а под рукой уже список покупок, который сформировался за последние месяцы. Или еду в автосервис с накопившимся списком необходимых процедур. Такого же эффекта можно достичь в современных электронных планнерах, когда задачи помечаются тэгами. Затем по нужному тэгу легко найти все задачи, связанные одним контекстом.

  Итак, у нас вырисовывается стройная и удобная система планирования. Вроде бы всё хорошо. Однако всегда есть внешние факторы, которые могут её легко разрушить. Например, совсем необязательные дела, навязанные другими людьми. Конечно, стремление помогать близким – это хорошо. Но нельзя допускать, чтобы оно превратилось в полную безотказность. В главе о приоритетах рассматриваются различные способы сказать твёрдое «нет» делам, которые не соответствуют личным целям, ценностям или принципам. Естественно, и самому нужно соблюдать такие же правила: не воровать время у других. Исключение из правил – отношения начальник-подчинённый. Здесь уже не воровство, а оплачиваемое делегирование задач. И цель не в том, чтобы просто сбросить с себя лишний груз, а в умении рационально построить процесс, ненавязчиво проконтролировать и достигнуть коллективного результата.

Как обуздать информационный хаос

  Помимо времени есть ещё один ресурс, который нужно уметь осмысленно организовать – это информация.

  Палец скользит по экрану смартфона, мелькают посты соцсетей, из которых 90% – мусор. На некоторых внимание заостряется секунд на 10-15, но затем процесс запускается вновь. Отдельные нетривиальные посты удостаиваются такого внимания, что добавляются в избранное или открываются в отдельной вкладке с обещанием потом почитать (скорее всего до них руки так и не дойдут). Лишь избранные шедевры действительно заставляют задуматься, сделать выводы, прокомментировать. Но самое обидное, что пройдёт полчаса – и весь этот поток информации куда-то улетучивается. Кратковременная память мозга уже стёрта, точнее перезаписана чем-то ещё. Знакомая ситуация?

  Другой пример, уже про блоги, часто чрезмерно наполненные перекрёстными ссылками. Не раз замечал за собой. Начинаю читать интересную статью: в первом же абзаце несколько ссылок на другие, которые вроде бы нужны для лучшего понимания материала. Открываю в отдельных вкладках – так, пробежаться глазами. Ух, да там поинтереснее будет, почитаю сначала вот это! И снова натыкаюсь на другой первоисточник. В результате вместо одной статьи – целая пачка. Оно вроде и хорошо, если цель – предметно разобраться в каком-то вопросе. Но как не потеряться в этом хаосе?

  В книге даётся много рекомендаций, и самая главная из них, на мой взгляд, – обеспечить возможность быстро вернуться к нужной информации. Способы могут быть самые разные, в зависимости от источника. Для нехудожественной литературы я часто использую интеллект-карты, как на картинке выше. Для веб-ресурсов полно удобных сервисов, позволяющих сохранять сайты в закладки, выделять важные куски текста, вставлять комментарии. Есть и продукты более общего назначения, вроде Evernote, в которых легко сохранять любые заметки, и так же легко делиться с другими. Электронную почту можно упорядочить в систему папок по тематике писем либо по знакомому принципу «день-неделя». Для людей творческих может пригодиться представить свои идеи в виде бумажной картотеки.

Поиск скрытых резервов

  Когда планы составлены, ежедневник заполнен, задачи упорядочены в списки, дело остаётся за малым – выполнять намеченное. В первое время кажется, что всё отлично: задачи, выполненные в срок, мотивируют продолжать в том же духе. Однако может наступить момент, когда система начинает работать не так эффективно. Как найти и устранить причину? Что пошло не так? В этом поможет разобраться хронометраж: отличный способ вычислить поглотителей времени.

  Суть техники проста: в течение 2-3 недель фиксировать всю свою активность с точностью до 5-10 минут. Подойдёт обычный блокнот или специальное приложение на смартфоне. На скриншотах примеры моих активностей: задачи по работе, обучение, отдых, общение, поглотители и т. д. Проанализировав затем собранные данные, можно легко увидеть, куда утекает время. Выяснится, как в моём случае, что первые (самые эффективные) минуты рабочего дня могут уйти на спонтанный сёрфинг или разговоры в корпоративном чате. Если не остановиться, минуты могут вылиться в полчаса, час. Также легко выяснить и ужаснуться, сколько времени теряется на просмотр телевизора, компьютерные игры, пустую болтовню. Или как много может забрать стояние в пробках: если уже этого не избежать, то почему бы потратить время с пользой: послушать аудиокнигу или любимый подкаст.

  Хронометраж стоит проводить несколько раз в год, таким образом корректируя своё поведение.

Заражаем близких ТМ-бациллой

  Наконец, в последних главах Глеб Архангельский разумно призывает распространять идеи тайм-менеджмента (ТМ-бациллу и ТМ-манифест в его терминологии), чем я сейчас и занимаюсь. Наибольшего порядка и гармонии в жизни можно достичь только лишь когда окружающие люди понимают и ценят как твоё, так и своё время. Это не значит, что все должны побежать в магазин за ежедневниками и перекраивать свою жизнь под новый уклад. Главное – понимать, что время – невосполнимый ресурс, и разбазаривать его, а тем более забирать у других – непростительно.

  «Тайм драйв» – книга не объёмная, но по максимуму наполнена практическими шагами для поднятия своей эффективности. Все они индивидуальны и сработают не для каждого. В следующий раз расскажу, как я пробовал некоторые из них применить.