[Академия] Курс "Управление проектами". Конспект 5. Планирование. Расписание

Продолжаем курс «Управление проектами: Основы успеха». Сегодняшний конспект посвящен расписанию или графику проекта. Это следующий логичный шаг в планировании проекта.

Для чего в планировании нужно расписание?

• Контроль исполнения Расписание дает понимание «вех» проекта, то есть определенных ключевых моментов. Так как расписание привязывается к конкретным датам, но мы получаем простой и наглядный способ контроля исполнения проекта. Если какая-то работа по части проекта должна была закончиться 15-го числа, а она закончилась 18-го, то исполнение проекта задерживается, и надо обратить на это внимание.
• Расчет стоимости работ проекта Об этом уже упоминалось в прошлом конспекте. Составив расписание, мы можем точно сказать, сколько нормированных человеко-часов займет исполнение проекта. Зная среднюю стоимость человеко-часа, мы можем оценить стоимость работ по проекту.
• Дорожная карта Составив расписание, мы можем представить «дорожную карту» (roadmap) проекта. То есть представить, как будет протекать проект, какие у нас будут промежуточные стадии, которые мы можем показать как прогресс проекта. Причем, дорожная карта будет создаваться в нескольких вариантах: для внутреннего круга, для поставщиков, для заказчиков, для широкой группы стейкхолдеров.
• Коммуникации проекта Расписание имеет большое влияние на план по коммуникациям. У нас должно быть запланировано, когда мы объявим о проекте в прессе, или начнем рекламную, маркетинговую компанию, когда проведем переговоры с инвесторами и так далее.
• График исполнения проекта Это временная диаграмма, которая должна дать нам понимание, сколько будет длиться проект. Подробнее о временных диаграммах мы поговорим ниже.

Как мы видим, расписание охватывает, как минимум, половину областей знаний управления проектами. Для составления правильного расписания нам понадобится область знаний «управление сроками», которая включает в себя построение временных диаграмм и методы оптимизации расписания.

Временные диаграммы

Прежде чем приступить к рассказу о диаграммах, осознаем, что в реализации проекта возможны два пути – последовательный и параллельный. Исторически, путь реализации был именно последовательностью работ. Однако, время в прошлом веке начало ускоряться, и все чаще требовалось параллельное выполнение множества работ для сокращения общего времени проекта, поэтому изменились и временные диаграммы.
Также введем понятие лага (задержки). Это время, которое может понадобиться между различными видами работ. Самый простой пример – чтобы начать строить стены, вам надо подождать, пока застынет и «отстоится» фундамент. Эта задержка и будет лагом.

Диаграмма Гантта

Исторически это самая первая временная диаграмма. В своем первозданном виде она выглядела так

Просто учитывались работы и их длительность. Сейчас диаграмма жива и поныне, просто получила множество полезных модификаций, таких как имя исполнителя, времена лагов, и распараллеливание. Так что современный вид диаграммы такой.

Сетевая диаграмма. Модель на дугах

Сетевая диаграмма на дугах лучше тем, что наглядно показывает взаимосвязи проектов, но она имеет ряд минусов и дополнительных сложностей в построении, поэтому сейчас практически не используется.

Сетевая диаграмма. Модель на узлах.

Самая распространенная и информативная сетевая диаграмма на сегодняшний день. На ней основано два метода оптимизации по времени. Поэтому на ней мы остановимся подробнее.
Общий вид диаграммы будет следующим

Но каждый отдельный узел выглядит так

где А – название работы, D – длительность этой работы.
Дальше идут загадочные сочетания, которые означают: Ранний Старт (ES) – самое ранее время, когда может начаться эта работа; Поздний Старт (LS) – самое позднее время, когда может начаться эта работа.
Аналогично для конца работы - Ранний Финиш (EF) и Поздний Финиш (LF).

Раньше или позже произойдет начало и окончание работы, зависит от других работ и возможностей их параллельного расположения.

В результате, график работ на узлах выглядит следующим образом

То, что на графике выделено желтым, называется критическим путем. Это путь, длительность которого определяет длительность всего проекта.

Как составить расписание.

Снова я упомяну Microsoft Project, который после создания ИСР и расстановки времени автоматически сгенерирует расписание. Вы можете легко переключаться из диаграммы Гантта на сетевой график на узлах. Алгоритм составления расписания следующий:

• Перенести все задания из нижнего уровня ИСР (подробно рассмотрели в прошлом конспекте) в расписание.
• Определить длительность каждого задания.
• Расставить связи и взаимоотношения между работами. Ранжировать таким образом, чтобы было понятно, какие из них могут идти параллельно, а какие последовательно или с задержкой.
• Расставить время раннего и позднего старта и финиша для каждого задания. Оценить начало и конец всего проекта.

Методы оптимизации

• Методика PERT После составления временной диаграммы на узлах мы высчитаем для каждого узла раннее и позднее начало и окончание работ. А после этого, на основе статистической обработки критического пути, сокращаем общее время проекта.
• Метод критической цепи блестящ тем, что в его основу ложится принцип «если дать людям время для работы - они найдут, чем его заполнить». Поэтому время надо сокращать. Если говорить грубо, все время, рассчитанное с помощью диаграммы на узлах, сокращается в два раза. Потом одна четвертая берется в качестве временного буфера на всякий случай.
• Сжатие Суть также в том, что мы находим критический путь, и пытаемся придумать, как бы осуществить работы на критическом пути быстрее. Чаще всего, приводит к увеличению стоимости. Поэтому обычно сжатие начинают с работ, которые имеют наименьшую стоимость.
• Быстрый проход Обычно достигается распараллеливанием процессов. При этом стоимость остается той же. Считается, что этот метод приводит к увеличению рисков.
• Проектный треугольник Из первого конспекта мы помним, что у нас существует проектный треугольник, который состоит из сроков, стоимости и производственных параметров и качества. Как уменьшить сроки, увеличив стоимость, мы видели выше. Можно также сократить сроки, если уменьшить требования к качеству или к производственным характеристикам (не реализовывать какие-то дополнительные функции).

Что для вас было наиболее интересным и впечатляющим в данной неделе курса?

Расписание - это временной план проекта. Важно правильно составить расписание, чтобы понять, как будет развиваться проект. Сроки выполнения проекта можно сокращать, для этого существует много методов. Но нужно помнить, что сокращение сроков может нанести ущерб проекту.

Курс и содержание

Курс «Управление проектами: Основы успеха» в рамках образовательного проекта «Академия» от @ontofractal.

Предыдущие конспекты
Конспект 1: Управление проектом. Определения
Конспект 2: Инициация проекта
Конспект 3: Планирование. Управление рисками
Конспект 4: Планирование. Составление ИСР