Найди своё время. Личный ассистент

  Эту фразу я услышал в ответ от своего загруженного работой друга. И многие так думают. Времени свободного и так мало, зачем вносить в свою жизнь ещё один элемент, которому нужно постоянно уделять внимание? Зачем куда-то записывать то, что и так понятно? А жить по расписанию всё равно не получится. Да и таскать его с собой неудобно. В общем, одни минусы.

  Ответ на эти возражения прост: из любого инструмента можно извлечь пользу, если применять его с умом. Согласен, что не для всех целей ежедневник эффективен. Очевидные вещи можно держать в голове, напоминания – в смартфоне, важные даты обводить в календаре, для работы использовать специальный софт. А вот смысл ежедневника и того подхода, о котором я рассказываю в этой серии постов – добиться гармоничного развития во всех областях жизни, не забывать о далёких планах, делать конкретные шаги по направлению к мечте, а не просто мечтать. И, конечно, без стресса справляться с текучкой.

  С одним из аргументов критиков я должен полностью согласиться. Любой инструмент для оптимизации времени не должен сам это время отнимать. Потренировавшись несколько месяцев на собственной поделке, я пришёл к выводу, что это не очень удобно. Страницы выглядели хаотично, даты приходилось проставлять самому, а планирование в стройную систему никак не превращалось. Поэтому к Новому 2014 году я решил купить готовый вариант от автора данной методики Глеба Архангельского, можно сказать, из первых рук.

  Первый и самый очевидный плюс: он сразу готов к работе. На каждой странице уже выделено место для всех типов задач. Отдельная колонка для жёстких встреч с временной шкалой. Отдельная для гибких задач, которыми можно заняться в любое время в течение дня. Вверху три строчки для главного дела дня, слона и лягушки. Внизу место для подведения итогов и поощрений:

  Для сравнения, вот как выглядели страницы моего самодельного планнера, больше похожего на обычную записную книжку:

  Ещё одна существенная деталь: списки задач. Напомню, их рекомендуется планировать по принципу «день-неделя-год». Задачи регулярно переносятся из года в неделю, из недели в день.

  В прошлом я так и старался делать, однако вскоре заметил, что мой недельный раздел превратился в непрерывно растущий список со множеством постоянно откладываемых висяков. По факту его можно было назвать не «неделя», а «TO DO» (что надо сделать).

  Ежедневник Архангельского придаёт этому списку больше конкретики. Здесь «неделя» – это именно неделя, с понедельника по воскресенье. Для этого выделено специальное место на одной странице с выходными. Такой подход приучает к более ответственному планированию. Не успел что-то сделать – будь добр, перенеси задачу на следующую неделю, и так до тех пор, пока не надоест переписывать.

  Кстати, на фото характерная неделя: отрегулировать фару и руль, купить огнетушитель, заправить стеклоомыватель и так далее. Сразу видно: купил авто, готовился к техосмотру. Получился хороший такой слон, который был чётко распланирован на текущую неделю, так чтобы не откладывать в долгий ящик.

  Если говорить о долгосрочных целях, то здесь предлагается два варианта планирования. Первый мне показался слишком уж долгосрочным, и я не стал загадывать на годы вперёд. Всё-таки сложно с определённостью сказать, чего я хочу через 3 года, а чего через 4. Хотя тут можно пофантазировать, но в тот момент мне это показалось лишним.

  А вот в пределах одного года расставить приоритеты оказалось проще. Стрелочки показывают, что план не всегда выполнялся по графику, но на то он и план. С ним нужно постоянно работать, корректировать, бывает полностью переделывать.

  И ещё несколько полезных плюшек, как сейчас модно говорить, "из коробки".

  Плюшка №1. В комплекте были симпатичные наклейки для обозначения разделов:

  Плюшка №2. Так называемая «стратегическая картонка». Она служит одновременно закладкой и напоминанием про ключевые цели на год. Именно из них я, как правило, выбирал очередное главное дело дня, таким образом приближаясь к своим целям.

  Плюшка №3. Я уже как-то писал о пользе мемуарника. В двух словах, каждый вечер я выбираю самое яркое событие дня, а в воскресенье – событие недели. Наконец, в конце года я подвожу итог: топ 10 событий уходящего года. В данном издании есть всё для ведения мемуарника:

  Плюшка №4. Каждая рабочая страница сопровождается советом по тайм-менеджменту.

  И плюшка №5, уже от меня. Дополнительным инструментом в работе с ежедневником может быть набор цветных ручек. Как это работает? Я определил цвета для разных направлений:

• красный – миссия
• синий – работа
• зелёный – обучение
• фиолетовый – саморазвитие
• чёрный – всё остальное.

  А затем старался соблюдать баланс, так чтобы страница была разноцветной. Если же все задачи чёрные или синие, значит явно доминирует одна область жизни в ущерб другим.

  Подводя итог, что даёт такой ежедневник:

• он позволяет сфокусироваться непосредственно на планировании, не отвлекаясь на подготовку и оформление;
• он – личный ассистент, секретарь, который подсказывает следующие шаги и обращает внимание на пробелы;
• он помогает двигаться по своему жизненному компасу – почитайте на эту тему отличный пост от @archual;
• он приносит в жизнь осознанность и размеренность, уменьшая стресс и разочарование от невыполненного.

  В следующих статьях я расскажу об опыте тайм-менеджмента в других форматах.