[Академия] Курс "Управление проектами". Конспект 6. Исполнение. Контроль. Закрытие

В последнем конспекте мы стремительным галопом промчимся по трем оставшимся группам процессов в жизненном цикле проекта. Исполнение, контроль и закрытие.

Стоит еще раз вспомнить, как выглядят группы процессов проекта в целом.

После инициации проекта мы точно знаем, кто руководит проектом, кто в него инвестирует, и, самое главное, что мы хотим получить в результате реализации проекта.
После этого запускается очень важный процесс планирования. Вес его значимости можно оценить в половину всего проекта. Он затрагивает все области управления знаниями, и предыдущие 4 конспекта были посвящены именно планированию. На этапе планирования большое влияние имеют потенциальные потребители проекта, и, конечно, компания, в рамках которой реализуется проект. На выходе этого этапа у нас есть ПЛАН.
Мы можем переходить к исполнению проекта. Стоит обратить внимание, что само исполнение проекта – всего лишь выполнение плана, поэтому этой группе процессов не уделяют такого внимания, как мониторингу и контролю.
Именно эта группа процессов позволяет нам отслеживать все возможные отклонения от плана, включая триггеры рисков и изменение целей проекта. Мониторинг и контроль идут постоянно рядом с планированием, исполнением и закрытием процесса. Возвращаясь к попытке взвесить проект, мониторинг и контроль – это треть проекта.
Закрытие проекта очень важно тем, что, во-первых, дает нам отчет о результатах проекта. Были ли достигнуты цели, насколько хорошо и в каком объеме. Во-вторых, он дает нам бесценный опыт и множество данных для анализа и прогнозирования будущих проектов.
Рассмотрим последние три группы процессов проекта более внимательно.

Исполнение проекта

Ментальная диаграмма практически полностью раскрывает суть исполнения проекта. Руководитель проекта, опираясь на план, взаимодействует со стейкхолдерами, поставщиками. Постоянно ведется контроль и мониторинг, при срабатывании триггеров используется план управления рисками.
Есть два важных нюанса.

Команда проекта

В управлении проекта есть область знаний «управление человеческими ресурсами». В названии этой области неправильно все. Увы, но «человеческие ресурсы» - это не совсем ресурсы и «управлять» ими у вас фактически не получится.
Правильнее было бы назвать эту область «взаимодействие с людьми компании и работа с командой». Это больше отражает то, с чем вам придется столкнуться.
У вас будет своя команда проекта, каждый из членов которой очень важен. Важны его продуктивность, ответственность, компетентность. Даже настроение каждого из членов команды и его самочувствие очень важны для успешной реализации проекта. Об этом необходимо помнить каждому менеджеру проекта.
Горизонтальное взаимодействие в компании тоже очень важно. Как руководителю проекта, вам необходимо сделать так, чтобы другие отделы и подразделения помогали вам в реализации проекта. Причем, оперативно и качественно. Это тоже умение менеджера проекта.

Незапланированные изменения проекта

Самое страшное, что может случиться с проектом, это незапланированные внезапные изменения. Чаще всего становится необходимо, чтобы продукт стал либо дешевле, либо быстрее. Конечно, для этого существуют причины:

• сдвиг сроков;
• рост ожиданий по прибыли;
• необходимость опередить конкурента;
• удлинение жизненного цикла проекта;
• необходимость в получении преимуществ продукта (по стоимости или по срокам);
• горячие пожелания ключевых стейкхолдеров;
• многое-многое другое.

Мы уже рассматривали варианты «сжатия» сроков в прошлом конспекте. Хочется еще раз напомнить о существовании проектного треугольника. Нельзя сделать «быстро и дешево» без потери качества, нельзя сделать больше без увеличения стоимости или сроков.
Найти нужную стратегию, убедить стейкхолдеров, оптимизировать процессы – это все и есть «управление проектами»

Контроль и мониторинг

Группа процессов контроля и мониторинга охватывает абсолютно все области знаний управлением проекта! Контролировать нужно все! Ход исполнения проекта, его качество, возможные риски, каналы коммуникаций, сроки, стоимость, работу с поставщиками, работу со стейкхолдерами, и, конечно же, людей.
Основной принцип контроля и мониторинга заключается в следующем непрерывном цикле:

Наблюдение – Оценка – Корректирующее воздействие.

Фактически это как вы ведете машину. Вроде бы она едет сама, но вы постоянно небольшими микродвижениями руля держите ее в полосе и ведете в нужном вам направлении

Сложность заключается в том, что параметров, за которыми должен следить руководитель проекта, слишком много. Поэтому был придуман метод, который позволяет следить за двумя главными параметрами проекта – стоимостью и сроками.

Метод освоенного объема

У нас есть показатели стоимости проекта (в денежных единицах)

• PV (planned value) - плановая стоимость запланированных работ или плановый объем
• AC (actual cost) - фактическая стоимость работ, реальная стоимость выполненных работ
• EV (earned value) - запланированная стоимость выполненных работ или освоенный объем

Для понимания приведу пример. Вам надо выкопать колодец. Мы планируем выкопать колодец объемом 10 куб. метров за 10 дней и это будет стоить 1000 долларов– это плановый объем(PV). На 7 день мы видим, что потрачено 800 долларов – это фактическая стоимость работ (AC). Выкопано при этом только 6 кубометров, то есть наш освоенный объем (EV) составляет всего лишь 600 долларов. А по плану должно быть потрачено 700 долларов (PV)

Идеальным проектом считается тот, у которого все эти три графика совпадают.
По соотношению и разности этих трех параметров можно судить о сроках проекта и его стоимости в каждый отдельно взятый момент времени. Соответственно, можно предпринимать какие-либо действия для коррекции сроков или стоимости.

Закрытие проекта

Закрытие проекта необходимо, чтобы поставить некую точку. Пока ты не можешь себе сказать, что ты закончил этот проект, ты не можешь начать новый. Поэтому существует некий список событий, который необходимо проверить, чтобы понять, что проект закрыт.

• Завершение проекта Необходимо убедиться, что все цели проекта достигнуты. Результаты проекта доставлены заказчику. Инвестор получил свою прибыль, Компания - свою.
• Проверить завершение деталей и процессов проекта Проверяем, что все счета оплачены, подрядчики получили свои деньги и отдали документы. Финансовый и юридический отделы сдают все договоры в архив. Оповещаем всех связанных сотрудников компании и партнеров, что проект закрывается.
• Оповестить команду проекта Проводим последнее собрание команды и всех «внутренних» стейкхолдеров. Подводим итоги.
• Создание базы знаний Очень важное действие. Мы собираем всю проектную документацию, анализируем ее и создаем отчет о проекте, который ляжет в основу следующих проектов. Мы должны понять, насколько хорош был план, насколько все шло по плану. Сделали мы все максимально хорошо, или что-то можно было сделать лучше. Если да, то оставляем эту информацию в отчете в качестве рекомендаций.
• Награда и празднование Независимо от того, как завершился проект, необходимо сказать «спасибо» всем членам команды, всем кто участвовал в проекте. Выплатить премии, просто подойти к каждому и поблагодарить его за содействие и работу. И устроить вечеринку, чтобы отметить завершение проекта! Автор курса считает это обязательным, я тоже!

Спасибо, что прошли этот курс со мной!

Что для вас было наиболее интересным и впечатляющим в данной неделе курса?

Исполнение – самая скучная часть проекта для руководителя проектов, поэтому во время исполнения самое главное - уделить больше внимания мониторингу и контролю. Для этого есть множество инструментов, и самый важный из них - метод освоенного объема, который позволяет следить за стоимостью и сроками одновременно. Любой проект должен быть закрыт.

Курс и содержание

Курс «Управление проектами: Основы успеха» в рамках образовательного проекта «Академия» от @ontofractal.

Предыдущие конспекты
Конспект 1: Управление проектом. Определения
Конспект 2: Инициация проекта
Конспект 3: Планирование. Управление рисками
Конспект 4: Планирование. Составление ИСР
Конспект 5: Планирование. Расписание